RFP untuk audit diajukan setelah diskusi panjang papan

Wakil Ketua Dewan Sekolah Suffolk Sean McGee memberikan a meminta proposal (RFP) Untuk audit forensik dan tinjauan kontrol internal pada pertemuan dewan pada 10 Juli. Setelah banyak diskusi, topik tersebut diajukan hingga pertemuan 14 Agustus.

Gerakan ke meja melewati 5-2, dengan anggota dewan Kimberly Slingluff dan Dawn Marie Brittingham Ed. D. Dissenting.

Gerakan tiga halaman McGee menguraikan prosedur sampel untuk akuntansi forensik dan keterlibatan tinjauan kontrol internal. Di dalamnya, ia menentukan prosedur, protokol, dokumen, dan informasi mulai 1 Januari 2021, melalui tanggal terbaru yang tersedia.

Dia menyoroti tiga bidang peninjauan untuk penyelidikan akuntansi forensik, termasuk prosedur peninjauan kartu pembelian, prosedur peninjauan hutang, dan prosedur peninjauan tunai dan rekening bank.

Tujuan yang dinyatakan untuk melihat ke area -area ini adalah untuk mengidentifikasi dan mengukur penggunaan uang SPS yang tidak tepat, tidak sah, atau tidak pantas.

Area sampel untuk tinjauan kontrol internal juga termasuk dalam mosi. Beberapa bidang yang disorot termasuk proses keuangan, penggajian, pengadaan, dan operasional di dalam distrik sekolah; Penerbitan Kartu Pembelian, Penggunaan, Rekonsiliasi, dan Pengawasan; dan mengidentifikasi celah, kelemahan, atau ketidakpatuhan terhadap kebijakan dan prosedur.

“Permintaan RFP adalah langkah maju selanjutnya dalam proses ini yang telah kami cari [at] Mengenai investigasi forensik dan prosedur kontrol internal, “kata McGee selama pertemuan.” … Saya menjangkau Cherry Bekaert dan saya bertanya kepada mereka, bisakah mereka memberi saya sampel RFP karena tujuan saya malam ini, saya berencana untuk membuat mosi untuk mengarahkan pengawas untuk peninjauan RFP tentang keterlibatan yang kami miliki dengan Cherry.

Anggota dewan Tyron Riddick tidak setuju dengan cara McGee mempresentasikan informasi ini kepada dewan, menyatakan bahwa, menurut kebijakan dewan, kapan saja seorang anggota dewan mendapatkan informasi yang berkaitan dengan apa pun yang berkaitan dengan SPS, itu seharusnya dibagikan dengan seluruh dewan.

Riddick berkata, “Ada penampilan menghindari proses,” dan apa pun yang berkaitan dengan keuangan harus terlebih dahulu dibawa ke Komite Keuangan, yang merupakan ketua Riddick.

Dia pindah ke meja pemungutan suara ini sampai pertemuan pertama pada bulan Agustus.

Pengacara Dewan Wendell Waller mengklarifikasi McGee tidak melanggar kebijakan dewan. Norma dan protokol terbaru yang disetujui oleh Dewan menyatakan bahwa lampiran pada item agenda yang terdaftar sebelumnya dapat ditambahkan ke agenda pertemuan selama pertemuan itu.

McGee menjawab, mengatakan setelah pertemuan terakhir dengan Cherry Bekeart, dia memang menjangkau Riddick dan bertanya apakah RFP harus dibawa ke komite. McGee mengatakan Riddick mengarahkannya untuk membawanya ke dewan pada pertemuan berikutnya, yang akan menjadi pertemuan 10 Juli.

McGee menjelaskan titik mosi adalah untuk memberikan ruang lingkup investigasi yang lebih spesifik sehingga kutipan dapat diberikan dengan berapa biayanya jika dewan akan menindaklanjuti dengan audit.

“Bagi kita untuk memahami apakah ini adalah sesuatu yang ingin kita lakukan di masa depan, mengapa tidak meminta kutipan tentang itu, mengapa tidak menanyakan berapa biayanya,” kata McGee. “Kami melakukannya sepanjang waktu. Bagaimana kami mendapatkan item di daftar kami yang tidak didanai tanpa mengeluarkan kutipan dan mendapatkan perkiraan? Ini adalah praktik bisnis yang umum. Beginilah cara Anda merencanakan, ini adalah bagaimana Anda menganggarkan.”

McGee dan Slingluff keduanya menekankan setelah pertemuan bahwa RFP bukan jaminan dewan akan bergerak maju dengan audit. Sebaliknya, ini adalah cara untuk mengukur perkiraan biaya jika mereka bergerak maju.

Beberapa anggota dewan juga frustrasi karena mereka tidak mengetahui rahasia mosi McGee sebelum pertemuan ketika dibagikan dengan anggota dewan lainnya.

McGee mengatakan dia mengirimkannya ke Slingluff dan Brittingham untuk melihat apakah ada hal lain yang mereka inginkan, karena mereka telah menunjukkan dukungan untuk audit forensik di masa lalu.

“Saya tidak melihat manfaat membagikannya kepada semua orang,” katanya dalam sebuah wawancara setelah rapat dewan.

Ketika ditanya mengapa dia tidak membaginya dengan semua orang, McGee mengatakan dia sudah tahu anggota dewan mana yang tidak mendukung untuk bergerak maju dengan audit, jadi dia menjangkau mereka yang dia kenal mendukungnya.

“Kami adalah dewan tujuh,” kata anggota dewan Karen Jenkins. “Jadi saya merasa apakah Anda pikir saya akan melakukannya atau tidak, semua orang di papan tulis seharusnya mendapatkannya.”

Anggota Dewan Valerie Fields berbagi pernyataan serupa.

Setelah pertemuan, McGee mengatakan di belakang, dia mungkin seharusnya tidak mengirimkannya kepada siapa pun.

Inspektur Dr. John B. Gordon III mengatakan dia merasa seperti dia dan tim anggaran dan keuangan “buta” dan belum diberi kesempatan untuk membahas beberapa item yang dimiliki McGee di RFP -nya. Dia mengatakan beberapa item yang disebutkan sudah tercakup dalam audit pelaporan mereka.

Setelah pertemuan itu, Jenkins mengirim pernyataan berikut melalui email: “Saya harus mengangkat kekhawatiran etis yang serius mengenai pengembangan RFP ini. Gagasan anggota dewan yang menyusun RFP dengan perusahaan yang kemudian mungkin berlaku untuk kontrak, dalam pandangan saya, sama sekali tidak dapat dikeluarkan oleh negara yang melanggar. Konflik kepentingan sudah cukup untuk merusak kepercayaan publik.

Di akhir diskusi, ketua dewan Heather Howell mengklarifikasi bahwa dia belum pernah melihat mosi RFP, tetapi sadar McGee akan mempresentasikannya kepada dewan selama pertemuan. Dia meminta maaf atas arah yang dia berikan kepada McGee tentang membawa mosi ke dewan dan peran yang dia mainkan dalam seluruh situasi, mengatakan “banyak” itu jatuh di pundaknya sebagai kursi.

“Itu tidak terdepan dalam pikiran saya untuk menyarankan dia membagikannya dengan papan penuh,” kata Howell. “Menyadari sudah terlambat untuk menambahkannya [the online agenda]Saya sarankan dia hanya memastikan dia memilikinya malam ini. Tidak ada niat buruk di balik itu sama sekali. Dan saya tidak percaya ada niat buruk dalam cara dia menerima bimbingan saya sebagai kursi dan anggota dewan yang lebih veteran. ”